Flujo de trabajo:
Cotización del proveedor o listado de precios actualizado
→ Asistente de IA: homologa los recursos de la fuente externa con los utilizados internamente
→ Quercusoft: facilita la actualización de los precios de los recursos a partir de la homologación realizada
Resultado:
Se agiliza considerablemente la actualización de los precios de los recursos en tus listados o presupuestos.
Para actualizar los precios de los recursos utilizados en presupuestos o listados de precios internos, muchas veces se utilizan fuentes externas, como cotizaciones de proveedores o listados de precios actualizados.
Sin embargo, tanto los códigos como las descripciones de los recursos de estas fuentes externas pueden no coincidir con los utilizados internamente. Por este motivo, identificar los recursos correspondientes y actualizar sus respectivos precios puede convertirse en un proceso que requiere bastante tiempo.
En este tutorial veremos cómo utilizar un asistente de IA para homologar los recursos y dos métodos diferentes de aprovechar Quercusoft para agilizar considerablemente la actualización de sus precios.
En el tutorial, además de Quercusoft, vamos a utilizar OpenAI ChatGPT y Microsoft Excel. Sin embargo, el ejercicio se puede realizar utilizando otros asistentes de IA y aplicaciones para hojas de cálculo.
Versión de Quercusoft: 2025.3 o posterior
Material utilizado en el tutorial
Listado de recursos interno
Fuente externa de precios
Archivo para homologación
Prompt para homologación
Recursos homologados
Hacer clic en las imágenes para ampliarlas.
Creación de listado de recursos interno
Primero, vamos a crear un listado de ejemplo en Quercusoft. Tanto presupuestos como listados son el mismo tipo de elemento para el programa.
En Quercusoft, seleccionar “Base de datos” y presionar el botón “Crear carpeta”.
Indicar el nombre de la carpeta y presionar el botón “Aceptar”.
Seleccionar la carpeta creada y presionar el botón “Crear proyecto”.
Indicar el nombre del proyecto y presionar el botón “Aceptar”.
Seleccionar el proyecto creado y presionar el botón “Crear presupuesto”.
Indicar el nombre del presupuesto y presionar el botón “Aceptar”.
Seleccionar el presupuesto creado y abrir la vista “Itemizado”.
Crear una tarea con el código “MAT” y la descripción “Materiales”.
Abrir el archivo XLSX (Excel) con los datos de ejemplo para el listado interno, seleccionar las celdas y copiarlas al portapapeles.
Descargar archivo XLSX (Excel) con ejemplo de listado de recursos interno
En Quercusoft, revisar que las columnas de la tabla del panel “Análisis” estén en el mismo orden que las columnas de la hoja de cálculo.
En la primera fila de la tabla del panel “Análisis”, seleccionar la celda de la columna “Código” y pegar los valores presionando el botón “Pegar” o la combinación de teclas Control + V.
Seleccionar las celdas de la columna “Tipo de recurso”. Si al seleccionar una celda de la columna se muestra el menú desplegable, presionar la tecla Esc para cerrarlo.
Presionar el botón Operar o la combinación de teclas Control + O.
En el cuadro de diálogo, seleccionar “Material” en el menú desplegable y presionar el botón “Aceptar”.
Vamos a duplicar el listado para poder utilizarlo en ambos ejemplos de métodos de actualización de precios.
Seleccionar el listado creado en el panel “Navegación” y presionar el botón “Duplicar”.
Seleccionar el listado duplicado en el panel “Navegación” y presionar el botón “Cambiar nombre”, la tecla F2 o la combinación de teclas fn + F2 (en algunos teclados).
Asignar el nuevo nombre.
Homologación de recursos
En el panel “Análisis”, seleccionar las celdas de los datos de los materiales: “Código”, “Descripción”, “Unidad” y “Precio”.
Copiar los valores al portapapeles presionando el botón “Copiar” o la combinación de teclas Control + C.
Abrir el archivo XLSX (Excel) con los datos de ejemplo para la fuente externa y agregar una nueva hoja.
Descargar archivo XLSX (Excel) con ejemplo de fuente externa de precios
Indicar el nombre “Recursos internos”.
Indicar los encabezados de columna: “Código”, “Descripción”, “Unidad” y “Precio”.
Pegar los valores de los materiales que se habían copiado en Quercusoft y guardar como un nuevo archivo. En el ejemplo utilizamos el nombre “ArchivoParaHomologación.xlsx”.
Descargar archivo XLSX (Excel) con ejemplo de recursos para homologación
En el asistente de IA, adjuntar el archivo que contiene los datos de la fuente externa y los recursos internos.
Pegar el prompt y ejecutar.
Revisar el informe de la homologación realizada.
Descargar el archivo XLSX (Excel) generado.
Abrir el archivo XLSX (Excel) generado.
Descargar archivo XLSX (Excel) con ejemplo de recursos homologados
Revisar el resultado de la homologación, las observaciones indicadas y realizar los ajustes que corresponda (si se requiere alguno).
Copiar los valores de las columnas “Código interno”, “Código externo”, “Descripción interna”, “Descripción externa”, “Unidad externa” y “Precio externo”.
En Quercusoft, seleccionar el proyecto en el panel “Navegación” y presionar el botón “Crear presupuesto”.
Indicar el nombre del presupuesto y presionar el botón “Aceptar”.
Seleccionar el presupuesto creado y abrir la vista “Itemizado”.
Hacer clic en la tabla principal de la vista “Itemizado”.
En el menú, seleccionar “Mostrar / Ocultar” -> “Columnas” -> “Cambiar visibilidad”.
Marcar las casillas para que las columnas “Código 2” y “Descripción 2” estén visibles y presionar el botón “Aceptar”.
Revisar que las columnas estén en el mismo orden que las columnas de la hoja de cálculo con los recursos homologados.
En la primera fila de la tabla principal de la vista “Itemizado”, seleccionar la celda de la columna “Código” y pegar los valores presionando el botón “Pegar” o la combinación de teclas Control + V.
Actualización de precios automática
En el menú, seleccionar “General” -> “Actualizar presupuesto”.
En el cuadro de diálogo de confirmación, presionar “Sí” para continuar.
En el cuadro de diálogo de “Actualizar presupuesto”, presionar el botón para seleccionar el presupuesto o listado que se va a utilizar como fuente de datos.
En el cuadro de diálogo de selección, seleccionar el presupuesto en el que se pegaron los valores homologados y presionar el botón “Seleccionar”.
Presionar el botón “Seleccionar conceptos”, para seleccionar los conceptos cuyos datos vamos a utilizar como fuente para la actualización.
En el cuadro de diálogo de búsqueda, presionar el botón “Buscar”.
Presionar el botón con la doble flecha hacia abajo para agregar todos los conceptos a la lista de selección.
Presionar el botón “Seleccionar”.
En los datos a actualizar, seleccionar “Precio”.
Seleccionar el presupuesto o listado que vamos a actualizar.
Presionar el botón “Actualizar”.
Importante: al utilizar esta herramienta se recomienda crear un respaldo de la información, ya que esta acción no se puede deshacer y tiene la capacidad de cambiar casi toda la información de varios presupuestos a la vez.
Al presionar el botón “Continuar”, en cada presupuesto que se haya seleccionado en la tabla del lado derecho, se van a buscar conceptos con los códigos de los conceptos seleccionados en la tabla de la izquierda. Donde se encuentre coincidencia de códigos, se van a actualizar los datos seleccionados al lado izquierdo, en este caso el “Precio”.
Presionar el botón “Continuar”.
Presionar el botón “Aceptar”.
Presionar el botón “Cerrar”.
Seleccionar el presupuesto actualizado en el panel “Navegación” y abrir la vista “Recursos”.
Se muestran los recursos con sus precios actualizados utilizando los precios de la fuente externa.
Actualización de precios manual
Seleccionar el listado duplicado cuyos precios no se han actualizado y abrir la vista “Itemizado”.
Vamos a crear un concepto de manera temporal para realizar la actualización.
En la primera fila de la tabla, seleccionar la celda de la columna “Código” y presionar la tecla de la flecha hacia abajo para agregar una nueva fila.
Especificar un código.
En el panel “Navegación”, seleccionar el presupuesto en el que se pegaron los valores homologados y abrir la vista “Itemizado”.
Seleccionar las celdas y copiar los valores presionando el botón “Copiar” o la combinación de teclas Control + C.
Seleccionar la pestaña de la vista “Itemizado” del presupuesto que vamos a actualizar.
Revisar que las columnas estén en el mismo orden que los valores que se habían copiado.
En la primera fila de la tabla del panel “Análisis”, seleccionar la celda de la columna “Código” y pegar los valores presionando el botón “Pegar” o la combinación de teclas Control + V.
Al pegar valores Quercusoft realiza varias validaciones.
Si se pegan valores sobre la columna “Código”, si se encuentra un concepto con alguno de los códigos que se está pegando, Quercusoft compara los valores que se están pegando con los valores que ya tiene el concepto en el presupuesto.
Si se encuentra algún valor diferente, se muestra el cuadro de diálogo indicándolo.
En este cuadro de diálogo es posible elegir si se quieren mantener los valores actuales, asignar los valores pegados o cancelar.
Al utilizar este método, podemos validar exactamente qué conceptos se van a actualizar. A diferencia de la herramienta “Actualizar presupuesto”, acá no es posible elegir qué datos del concepto se van a modificar, o se modifican todos o no se modifica ninguno.
Verificar los datos y presionar el botón “Cambiar valores”.
Se muestra el cuadro para el siguiente código pegado.
Verificar los datos y presionar el botón “Cambiar valores”.
Es posible marcar la opción “Aplicar en todos los casos”, para que se realice la acción elegida a partir de esa fila de valores en adelante, “Mantener valores” o “Cambiar valores”.
A modo de ejemplo, vamos a elegir la opción.
Marcar la casilla “Aplicar en todos los casos”.
Presionar el botón “Cambiar valores”.
Se pegaron los valores y se modificaron los indicados.
Como ya se modificaron los valores, podemos eliminar el concepto que habíamos creado de forma temporal para realizar la actualización.
Seleccionar la fila completa, haciendo clic en el encabezado de la fila y presionar el botón “Eliminar”.
Presionar “Sí”, para confirmar la eliminación del concepto.
Se muestran los recursos con sus precios actualizados utilizando los precios de la fuente externa.
Gracias a la homologación previa de los recursos mediante IA y las herramientas de Quercusoft, es posible actualizar mucho más rápido los precios de los recursos tomando como referencia una fuente externa.
Aviso legal:
Los asistentes de inteligencia artificial (IA) pueden cometer errores.
ChatGPT y Microsoft Excel son marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Este tutorial es un material educativo independiente y no está afiliado, respaldado ni patrocinado por los propietarios de dichas marcas.
Los datos incluidos en este tutorial se utilizan con fines ilustrativos para explicar el uso de la aplicación y no necesariamente corresponden a datos reales ni constituyen asesoramiento profesional.
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